Trung tâm Năng suất Việt Nam
Đang tải dữ liệu...

Làm thế nào để hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường giúp tăng cường các nguồn lực tài chính

Các hệ thống quản trị doanh nghiệp ngày nay rất đa dạng và thường được vận hành như những hệ thống riêng biệt, dẫn đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở nên kém tối ưu, làm tăng chi phí, không thỏa mãn khách hàng và gây thất vọng các nhà đầu tư. Việc tích hợp những hệ thống quản lý này lại với nhau sẽ tạo điều kiện cho các chuyên gia về chất lượng và môi trường có thể trao đổi thông tin một cách thuận lợi với các đối tác tài chính, lãnh đạo cấp cao và hội đồng quản trị.

Cán bộ quản lý chất lượng và môi trường cần nắm bắt và hiểu được ngôn ngữ tài chính, và các cán bộ quản lý tài chính cũng cần phải biết làm thế nào để các cán bộ quản lý chất lượng và môi trường có thể giúp cải thiện kết quả. Trong dài hạn, việc đó bao gồm tiết kiệm chi phí, liên tục cải tiến các quy trình và sản phẩm, và sự thông hiểu về công việc và trách nhiệm của nhau.

Nhưng làm thế nào để các tổ chức có thể tích hợp được các hệ thống quản lý chất lượng, môi trường và tài chính lại với nhau? Lợi ích đem lại từ việc tích hợp các hệ thống này là gì? Hãy bắt đầu bằng việc giới thiệu tổng quan về từng hệ thống.

Tổng quan về chất lượng

Cơ cấu của hệ thống quản lý bao gồm các dịch vụ và giá trị cốt lõi, các nguyên tắc chỉ đạo và bản tuyên bố sứ mệnh của tổ chức. Bản tuyên bố sứ mệnh của tổ chức cần nêu rõ vai trò của tổ chức đó trong ngành hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ, cũng như những lợi ích mà tổ chức đó đem lại cho khách hàng và các đối tác có liên quan.

Việc triển khai áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) sẽ làm tăng sự thỏa mãn của khách hàng và của nhân viên tổ chức đó, đồng thời thúc đẩy sự nhận thức được các yêu cầu của khách hàng. ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng — Các yêu cầu khuyến khích cách tiếp cận theo quá trình nhằm xây dựng, thực hiện và cải tiến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Trong đó bao gồm việc nhận biết các quá trình hoạt động của tổ chức, xác định mối tương tác giữa chúng, quản lý và liên tục cải tiến các quá trình đó.

Sổ tay chất lượng phải được thiết lập trong đó bao gồm tám điều khoản cơ bản tiêu chuẩn ISO 9001. Ba điều khoản đầu tiên nêu lên phạm vi áp dụng, tài liệu viện dẫn, các thuật ngữ và các định nghĩa. Từ điều khoản số 4 đến số 8 chứa đựng nội dung về cấu trúc cơ bản của một HTQLCL:

Điều 4 (Hệ thống quản lý chất lượng): yêu cầu chung đối với HTQLCL và yêu cầu về hệ thống tài liệu, bao gồm sổ tay chất lượng và kiểm soát hồ sơ, tài liệu…

Điều 5 (Trách nhiệm của lãnh đạo): yêu cầu cam kết của lãnh đạo, hướng vào khách hàng, chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng được lượng hóa, hoạch định hệ thống chất lượng, xác định trách nhiệm và quyền hạn, thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ và việc xem xét của lãnh đạo đối với HTQLCL.

Điều 6 (Quản lý nguồn lực) yêu cầu việc xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để triển khai hệ thống quản lý, liên tục cải tiến hiệu lực của hệ thống và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. Điều khoản này cũng yêu cầu các quy trình để đảm bảo năng lực của nhân viên và duy trì cơ sở hạ tầng cũng như môi trường làm việc của tổ chức.

Điều 7 (Tạo sản phẩm và dịch vụ) yêu cầu lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với tạo sản phẩm; xác định và xem xét yêu cầu của khách hàng và các quy trình cho việc trao đổi thông tin với khách hàng; quá trình thiết kế và phát triển; mua hàng; sản xuất và cung cấp dịch vụ, và kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường.

Điều 8 (Đo lường, phân tích và cải tiến) yêu cầu tổ chức phải theo dõi và đo lường sự thỏa mãn của khách hàng, các quá trình, sản phẩm và dịch vụ. Điều khoản này cũng yêu cầu phải lập thành văn bản các quy trình đánh giá nội bộ, kiểm soát sản phẩm và dịch vụ không phù hợp, các hành động khắc phuc và phòng ngừa. Tổ chức phải phân tích các dữ liệu thu thập được để cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý.

Lean và 6 Sigma là hai công cụ thường được kết hợp với nhau nhằm hỗ trợ cho việc cải tiến HTQLCL. Cả hai phương pháp này đều tập trung vào sự thỏa mãn của khách hàng và cải tiến hiệu quả hoạt động. Phương pháp Lean giúp giảm thời gian sản xuất/cung cấp dịch vụ và các lãng phí, 6 Sigma giúp cắt giảm chi phí và tăng lợi nhuận thông qua việc loại bỏ sự biến động, sai lỗi và lãng phí.

Hệ thống quản lý môi trường

Mô hình hệ thống quản lý môi trường (HTQLMT) trong tiêu chuẩn ISO 14001:2004 Hệ thống quản lý môi trường — Các yêu cầu được xây dựng tương tự cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

Các nội dung chính của ISO 14001 bao gồm: phạm vi áp dụng, tài liệu viện dẫn, các thuật ngữ và định nghĩa. Tiếp theo sau là Điều 4, về chính sách môi trường, các khía cạnh môi trường, yêu cầu về pháp luật và các yêu cầu khác. Điều khoản này cũng yêu cầu tổ chức phải thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu về môi trường và thiết lập chương trình để đạt được mục tiêu, chỉ tiêu đã đề ra.

Điều khoản về thực hiện và điều hành yêu cầu xác định nguồn lực cần thiết, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn, cũng như các yêu cầu về năng lực, đào tạo và nhận thức. Những điều khoản này còn bao gồm yêu cầu về hệ thống trao đổi thông tin nội bộ, kiểm soát hồ sơ tài liệu, kiểm soát điều hành, sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình trạng khẩn cấp.

Tiêu chuẩn bao gồm các điều khoản về giám sát và đo lường các hoạt động môi trường, đánh giá sự tuân thủ và các quy trình cần thiết để nhận biết sự không phù hợp, các hành động khắc phục và phòng ngừa, kiểm soát tài liệu và đánh giá nội bộ.

Điều khoản cuối cùng yêu cầu việc xem xét định kỳ của lãnh đạo. Việc xem xét này nhằm đảm bảo tính hiệu lực của tất cả các khía cạnh của HTQLMT tương tự như việc xem xét của lãnh đạo đối với chất lượng. Các yêu cầu của HTQLCL và HTQLMT là tương tự nhau và do đó chúng cần được xây dựng theo hướng đảm bảo sự tương thích giữa hai hệ thống.

Hệ thống tài chính

Một hệ thống quản lý tài chính bao gồm 6 thành tố sau:

  1. Quản lý đầu tư.
  2. Bản kê khai dòng tiền.
  3. Bản quyết toán lỗ lãi.
  4. Bản cân đối kế toán.
  5. Sổ cái kế toán
  6. Hệ thống kiểm toán nội bộ.

Hãy xem xét từng thành tố này và việc làm thế nào hệ thống quản lý khác có thể cung cấp đầu vào cũng như hỗ trợ cho việc quản lý tài chính.

1. Quản lý đầu tư

Nền tảng của quá trình quản lý đầu tư là các công cụ ra quyết định được sử dụng liên quan đến chi phí và lợi nhuận của các dự án. Một số công cụ thường được sử dụng là:

  • Lợi tức thu được—thời gian cần có để thu hồi lại khoản đầu tư ban đầu.
  • Giá trị hiện tại ròng—dòng tiền đầu tư trong một dự án được khấu trừ nhằm phản ánh giá trị thời gian của tiền.
  • Giá trị kinh tế gia tăng = (lãi trên vốn – chi phí của vốn) x (vốn đầu tư).
  • Xem xét các phát sinh liên quan đến ngân sách hiện tại.
  • Dự báo thống kê—đánh giá các kết quả tương lai của đầu tư.
  • Điểm hòa vốn—khi tổng doanh thu nhận được bằng tổng chi phí liên quan đến sản lượng bán hàng. Phân tích điểm hòa vốn giúp nắm bắt được khả năng sinh lời của từng sản phẩm và được sử dụng để phân tích mô hình hỗn hợp sản phẩm.

Sự hỗ trợ của HTQLCL và HTQLMT trong quản lý đầu tư tập trung vào việc quy hoạch chiến lược và quản lý. Một số ví dụ như quản lý chuỗi cung ứng, giới thiệu sản phẩm mới, xem xét những mối quan tâm về môi trường, quản lý tồn kho, chiến lược marketing, quản lý nghiên cứu và phát triển, trao đổi thông tin với khách hàng khách hàng và kiểm soát quản lý trí tuệ.

2. Bản kê khai dòng tiền

Bản kê khai dòng tiền mô tả các hoạt động kinh doanh hàng ngày, phản ánh các hoạt động của dòng tiền trong bản báo cáo lãi, lỗ và bản cân đối kế toán (không tính đến hạng mục đầu tư và cấp vốn). Có ba loại dòng tiền: từ các hoạt động sản xuất, từ đầu tư và từ cấp vốn. HTQLMT và HTQLCL có thể hỗ trợ cho các nguồn tài chính (Bảng 1) và việc sử dụng nguồn tài chính (Bảng 2).


Bảng 1


Bảng 2

3. Báo cáo lãi, lỗ

Bản báo cáo lãi, lỗ đo lường hiệu quả hoạt động của tổ chức tại từng thời điểm. Nó bao gồm các khoản thu nhập (doanh thu, các khoản thu được và các khoản đầu tư) và chi phí (giá sản phẩm đã bán, chi phí vận hành, chi chí dự phòng, phí tổn vốn và thuế thu nhập). Chi phí dự phòng là khoản tiền được dành riêng cho các khoản phải trả trong tương lai, phí tổn vốn là chi phí khấu hao tài sản.

Giá sản phẩm đã bán là một đầu vào quan trọng được cung cấp từ việc quản lý chất lượng và môi trường. Nó bao gồm các chi phí liên quan đến nguyên vật liệu thô, các linh kiện được mua, lao động trực tiếp, vận hành và sửa chữa thiết bị sản xuất, và các chi phí sản xuất khác như việc sử dụng và bảo trì thiết bị.

Cả HTQLCL và HTQLMT đều cung cấp thông tin về chi phí vận hành, bao gồm các chi phí bán hàng, chi phí quản lý chung, chi phí marketing, tài chính, nhân sự, hành chính, chuỗi cung ứng, nghiên cứu và phát triển, kỹ thuật và các chi phí liên quan đến việc vận hành một đơn vị kinh doanh cụ thể.

Những cải tiến thông qua HTQLCL và HTQLMT đóng góp cho các nguồn tài chính và tác động đến sự lỗ, lãi của công ty thông qua cắt giảm chi phí vận hành, sản xuất và giao dịch. Những tác động tích cực khác gồm có tinh giản nhân sự và rút ngắn chu kỳ sản xuất, tăng doanh số và doanh thu, giảm chi phí cung ứng, kiểm soát hậu cần hiệu quả hơn và giảm chi phí quản lý tồn kho. Phương pháp Lean Six Sigma thường được sử dụng cho việc phát kiến và thực hiện những cải tiến này.

4. Bảng cân đối kế toán

Bản cân đổi kế toán thể hiện sức mạnh tài chính và tính thanh khoản của tổ chức. Việc so sánh bản cân đối kế toán ở những thời điểm khác nhau sẽ cho thấy hiệu quả hoạt động của tổ chức doanh nghiệp đang phát triển hay đi xuống. Bản cân đối kế toán bao gồm tài sản lưu động, tài sản và nợ dài hạn như các nợ phải trả, thuế và các khoản nợ ngắn hạn. Vốn sở hữu bằng tổng tài sản trừ đi tổng nợ và được phản ánh trong giá của cổ phiếu thông thường hay cổ phiếu ưu đãi, và lợi nhuận giữ lại.

Những số đo tài chính dưới đây được thể hiện trong bản cân đối kế toán:

  • Hệ số giá trên thu nhập một cổ phiếu = (giá trị thị trường một cổ phiếu) / (thu nhập bình quân trên từng cổ phần).
  • Giá trị vốn hóa thị trường = số cổ phiếu phổ thông đang lưu hành x giá thị trường của cổ phiếu.
  • Hệ số quay vòng tài sản = doanh thu/ tổng tài sản.
  • Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư = lợi nhuận / mức đầu tư trung bình.
  • Lợi nhuận ròng trên vốn chủ sở hữu = lợi nhuận ròng/vốn cổ phần thường

Những cải tiến thông qua HTQLCL và HTQLMT đóng góp cho các nguồn tài chính thông qua việc rút ngắn thời gian chờ và thời gian gia nhập thị trường, quản trị rủi ro, tránh việc sử dụng một nhà cung cấp, tăng độ tin cậy tài chính, hạn chế lượng tiền tồn đọng trong lưu kho và giảm chi phí đầu tư.

5. Số cái kế toán

Sổ cái kế toán là nơi ghi lại tất cả các giao dịch kế toán. Đây là cơ sở dữ liệu cho hầu hết các báo cáo tài chính cơ bản. Sổ cái kế toán phải luốn cân đối, điều này có nghĩa rằng tổng tài sản phải bằng tổng nợ.

Tài sản bao gồm các khoản tài chính có được từ bán hàng và dịch vụ, cũng như tài sản cố định bao gồm đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị, phương tiện, bằng sáng chế, thương hiệu, bản quyền và danh tiếng. Tài sản cũng bao gồm cả khấu hao, các khoản đầu tư và tồn kho. Các khoản nợ bao gồm công nợ, vốn cổ đông, nợ phải trả, lương và các khoản phúc lợi, chi phí vận hành, chi phí bán hàng và các nghĩa vụ phải trả khác.

Nhiều dữ liệu trong sổ cái kế toán được cung cấp bởi HTQLCL và HTQLMT, bao gồm những cải tiến từ các dự án Lean 6 Sigma.

6. Hệ thống kiểm soát nội bộ

Điều 404 của đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX) quy định một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Mục đích của kiểm soát nội bộ là nhằm hỗ trợ việc đạt các mục đích và mục tiêu của tổ chức, đảm bảo việc tuân thủ và độ tin cậy của các báo cáo tài chính, dẫn dắt tổ chức thông qua các hoạt động thường ngày của tổ chức và đưa ra những quy định và hướng dẫn cho việc xác định và giảm thiểu rủi ro.

Điều 404 đưa ra những yêu cầu cho một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Thuật ngữ hệ thống phù hợp thường được sử dụng được định nghĩa bởi Ủy ban các tổ chức tài trợ (COSO) thuộc Hội đồng Treadway. Ủy ban chứng khoán và sàn giao dịch Mỹ khuyến khích sử dụng hướng dẫn COSO cho việc tuân thủ điều 404 trong luật SOX.

Theo hướng dẫn COSO, chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ:

Nhiệm vụ chất lượng có liên quan trực tiếp đến việc các doanh nghiệp được vận hành và việc kiểm soát ra sao… Sáng kiến chất lượng trở thành một phần của cơ cấu hoạt động của một doanh nghiệp, điều này được chứng minh thông qua việc thiết lập các mục tiêu chất lượng gắn với việc thu thập, phân tích thông tin và các quy trình khác của doanh nghiệp. Những yếu tố chất lượng này luôn song hành trong cáchệ thống kiểm soát nội bộ hiêu quả. Trên thực tế, kiểm soát nội bộ không chỉ được kết hợp với các chương trình chất lượng, nó thường là yếu tố chính để tạo nên thành công.4

Một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp đáp ứng được 3 mục đích của COSO:

  1. Tính hiệu lực và hiệu suất của các hoạt động.
  2. Độ tin cậy của bản báo cáo tài chính.
  3. Tuân thủ luật lệ và các quy tắc.

COSO cũng bao gồm 5 thành tố tương quan:

  1. Kiểm soát môi trường
  2. Thông tin và truyền thông.
  3. Đánh giá rủi ro.
  4. Quản lý.
  5. Kiểm soát hoạt động.

ISO 9001 và ISO 14001 hỗ trợ cho sự phù hợp của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hỗ trợ

Trọng tâm của quản lý chất lượng và môi trường là cải tiến liên tục, dẫn đến nâng cao kết quả tài chính. Đóng góp cho các nguồn tài chính bao gồm các khoản tiết kiệm “cứng” và “mềm”.

Tiết kiệm “cứng” có tác động tới thu nhập ròng trong bản quyết toán lỗ lãi bằng việc giúp tăng doanh thu và giảm chi phí. Các khoản tiết kiệm “mềm” thì khó định lượng hơn và tác động đến bản cân đối kế toán theo nhiều cách. Ví dụ, việc kiểm soát lưu kho tốt hơn sẽ làm giảm lượng tiền lưu trong hàng tồn kho hoặc giảm việc chi phí vốn. Hoặc, phân tích và cải tiến chất lượng có thể giúp tránh tăng năng lực theo kế hoạch, điều này có thể giảm việc tăng ngân sách dành cho nhân viên.

Một số ví dụ về cải tiến mềm như là tăng sự thỏa mãn của khách hàng, tăng sự hài lòng của nhân viên và an toàn lao động. Một HTQLMT hiệu quả có thể giúp hiểu tốt hơn về các khía cạnh quan trọng ở nơi làm việc và sự đáp ứng các yêu cầu pháp luật.

Sự hỗ trợ của HTQLMT và HTQLCL mang đến việc quản lý tài chính với sự hiểu biết rõ ràng hơn về các hoạt động hiện tại. Kết quả là có sự đo lường chính xác hơn về vị thế và sự hiệu quả của tổ chức, cũng như tinhd minh bạch rõ ràng hơn trong các hoạt động.

Một HTQLCL và HTQLMT hiệu quả giúp cho lãnh đạo cấp cao và hội đồng quản trị xác định được rủi ro kinh doanh, kiểm soát rủi ro đó và phòng tránh yếu tố bất ngờ. Những hệ thống quản lý này cung cấp thêm nguồn lực bổ sung, đặc biệt là cho việc kiểm soát nội bộ, hạn chế chi phí trong việc tuân thủ và nâng cao quản lý doanh nghiệp bằng việc tích hợp các hệ thống quản lý.


Tài liệu tham khảo và các ghi chú

  1. Sandford Liebesman, "Down with Silos," Quality Progress, September 2008, pp. 64-67.
  2. U.S. Securities and Exchange Commission, "SEC Implements Internal Control Provisions of Sarbanes-Oxley Act," www.sec.gov/news/press/2003-66.htm, May 27, 2003.
  3. Ủy ban tổ chức các nhà tài trợ (COSO) của nhóm Treadway là một nhóm các tổ chức kiểm toán chuyên nghiệp đã phát triển Kiểm soát nội bộ- Khung mô hình kết hợp (1992) và Các công cụ đánh giá (1994) cho Ủy ban Treadway. Các tổ chức thuộc Ủy ban tổ chức các nhà tài trợ bao gồm Viện kế toán công chứng Mỹ, Viện kiểm toán nội bộ, Các nhà quản lý tài chính cấp cao thế giới, Học viện quản lý kế toán và Hiệp hội kế toán Mỹ.
  4. COSO, Internal Control—Integrated Framework, September 1992.
  5. For ISO 9001 and ISO 14001 support of COSO guidance, see Sandford Liebesman, "Mitigate SOX Risk with ISO 9001 and 14001," Quality Progress, September 2005, pp. 91-93.

Tác giả Sandford Liebesman
Biên dịch VPC - theo Quality Progress
Tháng 12/2011

Bài mới:  
Bài đã đăng: