Chất lượng không chỉ liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà còn chịu ảnh hưởng rất lớn bởi cách làm việc của con người, cách vận hành của máy móc cũng như mối tương quan giữa quá trình và hệ thống. Thực tế cho thấy, lãnh đạo của nhiều tổ chức thậm chí còn không nhận ra rằng hệ thống họ đang duy trì chính là nguyên nhân cho mọi vấn đề mà họ đang phải đối mặt. Trong khi đó, những vấn đề này có thể được nhận biết rất dễ dàng bởi cán bộ liên quan trực tiếp và tổ chức hoàn toàn đủ khả năng ứng phó nếu kịp thời tiếp nhận các đề xuất cải tiến từ những cán bộ đó. Vì thế, ngày càng có nhiều tổ chức trên thế giới quan tâm và lựa chọn triển khai KAIZEN như một giải pháp tối ưu nhất.

KAIZEN là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, được Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ “Kai” - ”thay đổi” hay “làm cho đúng” và “zen” - “tốt”, nghĩa là “cải tiến liên tục”. KAIZEN là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề được giải quyết tận gốc. Do đó, KAIZEN còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con người là vô hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều được khuyến khích đưa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thường ngày.

Có rất nhiều sáng kiến riêng lẻ có thể mang lại những cải tiến ngắn hạn cho một tổ chức. Tuy nhiên, để đạt đến sự thành công bền vững thì mọi khía cạnh của tổ chức phải được tiếp cận một cách có hệ thống, dựa trên các phương pháp “đẳng cấp thế giới”. Hệ thống quản lý KAIZEN góp phần vào thành công chung của tổ chức, bao gồm các mặt sau: chất lượng, chi phí, hậu cần, động lực cho nhân viên, an toàn, công nghệ và môi trường. Từng điểm trong chuỗi giá trị phải được nhận biết - từ nhà cung cấp bên ngoài, thông qua các quá trình nội bộ, đến khách hàng cuối cùng.

Tổ chức thuộc mọi loại hình kinh tế và quy mô đều có thể áp dụng KAIZEN. Thực hiện KAIZEN ít tốm kén hơn đầu tư mới và mang lại cho tổ chức nhiều kết quả trực tiếp, như:

Xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp mà ở đó khuyến khích tinh thần làm việc tập thể, thúc đẩy cá nhân đề xuất ý tưởng mới, tạo ý thức tiết kiệm và nâng cao chất lượng công việc;
Tăng năng suất và lợi nhuận;
Giảm lãng phí hay các hoạt động không tạo ra giá trị bằng cách tối ưu hóa từng khâu của quá trình sản xuất và/hoặc cung cấp dịch vụ;
Cải tiến chất lượng sản phẩm - dịch vụ;
Cải thiện sự thỏa mãn của khách hàng;